Introducción
La Implantación de un ERP o el Desarrollo de Software a Medida, ya sea web o de escritorio, en muchas ocasiones se convierte en un proceso traumático que finalmente acaba mal y casi la tercera parte de los proyectos terminan en un Juzgado. Mi extensa experiencia en ambos temas (he participado desde desarrollos de software a medida con mi propia empresa a grandes implantaciones de ERPs en una importante consultora nacional del entorno de IBM), me ha demostrado que el problema suele ser la falta de un tercer implicado en el Proyecto de Implantación, un Coordinador EXTERNO y AJENO a ambos, que garantice que todo va de forma correcta entre la Empresa de Software y la Empresa Cliente, incrementando de esta forma, considerablemente la probabilidad de éxito del Proyecto.
Pasados los años y visto en perspectiva, algunos de los MOTIVOS QUE PROVOCAN ESTE ALTO ÍNDICE DE FRACASOS,suelen ser los siguientes:
+ Incompleta o Deficiente Especificación de los Requerimientos del ProyectoEsto provoca constantes cambios en los requerimientos que conlleva proyectos que no acaban en el plazo convenido, provocando por lo tanto, un aumento de los costes que puede llegar a resultar muy alto, además de la inconsistencia de los procesos reales de la Empresa frente a los realizados por el ERP.+ Adaptación de los Procesos de Negocio del Cliente a las Especificaciones Técnicas ofrecidas por el SoftwareSi esto se produce, y pasa en un alto porcentaje de los casos, hay que parar el Proyecto de inmediato pues a corto o medio plazo, será un total fracaso. En este caso el ERP elegido no suele ser el correcto. Se ha hecho una mala venta por parte de la Empresa de Software o una mala compra por parte de la Empresa Cliente. En un número menor de ocasiones, el problema procede de la inexperiencia de los consultores o desarrolladores asignados por parte de la empresa de Software.+ Mala o Inexistente constitución de los Equipos de Seguimiento del ProyectoEstos equipos deben existir tanto por parte de la Empresa Implantadora como por parte de la Empresa Cliente. En el caso del Cliente debe haber representación de cada departamento, con capacidad de toma de decisiones, incluida la implicación TOTAL y ABSOLUTA de la Dirección de la misma en el Proyecto. Como me gustaba decir siempre “Tanto el que Paga como el que Decide deben estar ambos implicados PLENAMENTE en el Proyecto durante TODO el tiempo.+ EPR no adecuado para la Empresa ClienteEste tema se produce más veces de las esperadas. “No todos los trajes sirven y sientan bien a todas las personas, aunque un BUEN sastre pueda hacer BUENOS arreglos”. Esto es lo que ocurre con los ERPs, que aunque tienen una amplia funcionalidad y adaptabilidad, en numerosas ocasiones la “Empresa Cliente posee una curiosa complejidad que la hace única y además ésta suele ser el motivo de su éxito”. El ERP debe adaptarse a sus procesos de negocio de forma integrada y no “parcheada”, como se termina haciendo en múltiples implantaciones. Es un caso similar al detallado anteriormente.+ Demora Significativa en el Calendario de ImplantaciónComo he comentado con anterioridad, esta demora conlleva unos costes extra que la Empresa de Software suele transmitir a la Empresa Cliente y que en numerosas ocasiones provocan que el Proyecto llegue a un punto que no resulta asumible ni en tiempo ni en coste por el Cliente. Este retraso en la planificación temporal, puede llegar a hacer peligrar incluso el propio negocio del Cliente. Este punto suele ser consecuencia del primero (la deficiente especificación de los Requerimientos del Proyecto).+ Temas Legales en las Licencias que aparecen una vez avanzado el ProyectoLos problemas de licencias surgen en casi todos los Proyectos y en muchas ocasiones, provocan la frustración del Cliente que se siente “engañado por lo que el creía y asumía y lo que está obteniendo”. Hay que tener mucha precaución y no dejar al azar los temas legales firmados con la Empresa de Software con respecto al uso y propiedad de las licencias, modificaciones, adaptaciones y resto de especificaciones contractuales.+ Actitud Saboteadora del Proyecto por parte de los empleados del ClienteEsto siempre ocurre en mayor o menor medida, pues todo el mundo tiene miedo al cambio y a salir de su zona de confort. Es vital para el éxito del Proyecto definir unos equipos en cada departamento liderados por las personas correctas que controlen, impulsen y motiven la implantación correcta del ERP. La Dirección de la Empresa tiene que estar implicada también. Este punto, aunque se conoce y asume por ambas partes, en muchos Proyectos no se le da toda su importancia, resultando que los pequeños “boicots” por parte de empleados reticentes y su contagio al resto llega a dominar la situación, pudiendo llegar a provocar que un Proyecto bien planteado y estructurado fracase completamente. Hay que detectar a tiempo este problema y reconducir rápidamente la situación.+ Incorrecto Funcionamiento del SoftwareAunque parece poco probable tratándose de ERPs de fabricantes conocidos y muy extendidos, sin embargo resulta muy fácil de producirse debido a los numerosos “parcheos” en las adaptaciones (ya lo hemos comentado anteriormente), que finalmente, dan como resultado un Sistema de Software con errores de funcionamiento que pueden ser desde leves hasta muy graves. En este caso, es muy importante la correcta validación del funcionamiento del ERP o Desarrollo a Medida, que en el caso de llegar a Juicio debe estar soportado por un Informe Pericial realizado por un Perito Informático cualificado.+ Esperar Mejoras en los Procesos de Negocio automáticamente con el ERPEste es un problema que suele producirse cuando la empresa Implantadora o Desarrolladora no tiene la experiencia necesaria. El primer paso cuando se toma la decisión de acometer un proyecto ERP es analizar como se realizan todos los procesos de negocio y que relación guardan entre ellos. Este Análisis debe realizarse sin los condicionamientos de los actuales sistemas informáticos de la Empresa Cliente, pues ésta y sin quererlo, normalmente a lo largo del tiempo ha ido adaptando parte de su forma de funcionar a las restricciones permitidas por el software que tiene actualmente. Hay que romper estas ataduras, cuestionar ciertos procesos y realizar un Análisis renovado del “Cómo” queremos que funcione la Empresa Cliente de forma ÓPTIMA y SOLAMENTE después de tener este tema muy claro, entonces realizar la Definición de Requerimientos para ser implementados en el ERP. La Empresa Consultora debe realizar una función muy parecida a un psicólogo que a base de preguntas y con mucha inteligencia, reconduce al paciente hacia una mejora desde el interior del mismo. La Empresa Cliente debe realizar este proceso, antes de todo lo demás, cuando inicia una Implantación de un ERP. En caso contrario, después de haber invertido gran cantidad de dinero y tiempo el Cliente estará como antes y con suerte con un sistema informático más bonito y agradable, pero sin mejoras significativas en los Procesos de Negocio que es el objetivo principal de un ERP.+ Proyectos con demasiados Consultores Junior o con poca ExperienciaPor diversos motivos, en ocasiones se realizan Proyectos que tienen un exceso de Consultores Junior, con poca experiencia o con poco conocimiento de la casuística particular del sector empresarial del Cliente. Esta situación, suele provocar, que exista una gran laguna entre lo definido por parte del Director del Proyecto de la Empresa Implantadora o Desarrolladora, que suelen ser profesionales de gran calidad (normalmente han sido anteriormente Consultores Senior Cualificados) con el Director del Proyecto de la Empresa Cliente y lo que se implementa por los Consultores Junior, provocando de esta forma una gran torre de Babel, donde encontrar y definir los problemas y sobre todo las causas de los mismos, resulta muy difícil o prácticamente imposible. En estos casos, resulta difícil redigirir el Proyecto hacia buen fin: hay que detectar a tiempo el problema, solucionarlo y retroceder el Proyecto para rehacerlo de forma correcta.+ No dar Importancia a la importación de los datos de los antiguos sistemas y la realización de las Pruebas de FuncionamientoEs muy común ver, como en un Proyecto se dejan de forma descuidada y para el final, temas como la importación de los datos de los antiguos sistemas, el mantenimiento de los históricos y la realización de las pruebas de funcionamiento del nuevo ERP. Esto no suele definirse en el Alcance Inicial del Proyecto con mucho detalle y luego las prisas y sobre todo la demora en el mismo, que ya habrá provocado sobrecostes en ambas partes, se realizará de forma rápida, normalmente “chapucera”, sin test de comprobación exhaustivos, etc… Este punto que no parece relevante, en un principio, para la realización del Proyecto de Implantación puede llegar a convertirse en un grave problema (además cabe destacar que este es uno de los Puntos de Bloqueo posibles de un Proyecto) pues suele coincidir con el momento crítico de poner a funcionar el nuevo Software de forma real en el Empresa Cliente. Estas situaciones suelen provocar largos periodos de tiempo durante los que la Empresa Cliente no puede funcionar ni con sus antiguos programas ni con el nuevo ERP o Desarrollo a Medida. Situación que, en más ocasiones de las esperadas, provoca profundas pérdidas económicas en el Cliente e incluso perdida de muchos de sus clientes que después le resultará difícil recuperar. Este problema lo he podido apreciar incluso en grandes y cuantiosos proyectos en empresas internacionales que por estos motivos han llegado a estar más de un mes sin poder suministrar producto, ni facturar y por supuesto sin cobrar. Obviamente, esta situación de grave pérdida de liquidez puede llevar a una situación compleja o irrecuperable a muchas empresas.
Dado mi perfil técnico y comercial, he detectado que en la gran mayoría de los proyectos la elección y compra del ERP se suele producir bien a Nivel Comercial (con lo cual lo vendido y lo comprado es más esperanza e ilusión que realidad) o bien a Nivel Técnico (en este caso, los procesos y su implementación encajarán perfectamente pero lo verdaderamente importante, que son los Procesos del Negocio, no se habrán tenido en cuenta con la suficiente profundidad estratégica). En ambos casos el fracaso está asegurado desde el principio.
Para concluir, remarcar la importancia, tal y como comenté con anterioridad, de que exista un Equipo compuesto por personas de TODOS los departamentos de la Empresa Cliente que “se entienda” con los consultores homólogos del Equipo de la Empresa Implantadora). Si a esto añadimos la figura de un Coordinador de Implantación externo, ajeno e imparcial entre ambas Empresas que coordine estos Equipos, el porcentaje de éxito del Proyecto se incrementa de forma considerable.
La experiencia del Perito Informático Colegiado en el campo de las Implantaciones de EPRs y los Desarrollos de Software a Medida es crucial para tener éxito en este proceso de Coordinación, pues es imprescindible tener amplios conocimientos del punto de vista de la Empresa de Software y la Empresa Cliente. Para más información ponte en contacto conmigo a través del 690 680 670 o mediante el Formulario de contacto.
Peritaje ERP y Software a Medida
Peritaje ERP y Software a Medida
Este NUEVO Servicio de Peritaje de ERP y Desarrollos de Software a Medida, ofrecido porjdg Peritajes Informáticos, para validar su correcta implementación y personalización es consecuencia directa de lo expuesto anteriormente.
Una vez vista la enorme complejidad y las múltiples causas que pueden llevar al fracaso de una Implantación de un ERP o un Desarrollo de Software a Medida, si ya hemos llegado un poco tarde para la Coordinación del Proyecto y se ha generado una situación “tensa” o “casi conflictiva” entre la Empresa Cliente y la Empresa de Software, todavía es tiempo de intentar reconducir la situación evitando de esta forma los numerosos problemas y cuantiosos costes en los que se incurre en los procesos judiciales.
En este caso, hay que detener completamente el Proyecto, Analizar exhaustivamente la Situación y Realizar un Informe Técnico a partir del cual generar el Informe de Mejoras con TODAS las propuestas, medidas y cambios a realizar para poder reconducir el Proyecto hacia un mejor final.
Sin embargo, si la situación ya no es posible reconducirla y el proceso acaba en los Tribunales es muy importante la realización de un Informe Pericial (si hemos realizado el Informe Técnico comentado anteriormente ya tendríamos hecho gran parte del Informe Pericial) para validar la Implantación del ERP o Desarollo a Medida y acreditar, de esta forma, si el proyecto ha sido llevado a cabo o no de forma correcta.
En el caso de ser necesario la realización del Informe Pericial es muy importante también disponer de toda la información, por escrito, que la empresa nos ha ido proporcionando a lo largo del proyecto: la oferta comercial inicial, presupuestos, contratos, licencias, manual de requerimientos y especificaciones funcionales, esquemas de bases de datos, prototipos de funcionamiento, manuales de usuario, correos con todos los pasos y problemas que se han ido realizando, y cualquier tipo de documento (escrito o electrónico) que pueda resultar de utilidad para poder demostrar una inconsistencia entre lo ofrecido por la Empresa de Software y el resultado del Proyecto obtenido por la Empresa Cliente.
Debido a todo lo detallado en esta sección, la experiencia y especialización del Perito Informático Colegiado en el campo de los EPRs y los Desarrollos de Software a Medida es vital para realizar un correcto Informe Pericial.
Si consideras que puedo ayudarte o para más información ponte en contacto a través del 690 680 670 o mediante el Formulario de contacto.
